【要約まとめ】『世界で一番やさしい会議の教科書』内容解説〜お得な読み方

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『世界で一番やさしい会議の教科書』ってどんな本なの?
僕に役立つかな?

今回の記事では、

『世界で一番やさしい会議の教科書』

の内容を以下のポイントに分けて解説します。

本書は物語形式のため読みやすく明日から使える教えが多いです。

そのため、ビジネス書に抵抗感がある人も気軽に読めるので、まだ読んだことがない人はぜひ本書を実際に読んでみてください。

ゆめ

もう読み終えた人は、本記事で一緒に復習しよう!

この記事でわかること
  • 本書の内容は?
  • 日常での本書の活かし方
  • 本書のお得な読み方

以上4つをご紹介しますので、最後までご覧ください。

『世界で一番やさしい会議の教科書』

著者:榊巻亮

発売日:2015/12/11

ページ数:304ページ

出版社:日経BP

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『世界で一番やさしい会議の教科書』|内容解説

会議の問題は根深い

ゆめ

会議が長すぎる!

会議に関する悩みって、尽きませんよね?

資料の読み上げなど無駄なことや、誰が何をやるのかはっきり決まらないことなどどの会社でも会議に関する悩みは尽きません。

実際、多くの会社で行われている会議は壊滅的です。

会議は長過ぎる。

『3万時間』

これが何を表す時間かご存知でしょうか?

あなたが、生涯会議で費やす時間です。

あなたは、こんなにもたくさんの時間を会議に当てているのです。

若手が会議を変える

そんな会議を変えたいと思いませんか?

若手だから、発言することなんてできないよ…

ゆめ

本書によると「会議は若手でも変えられる」んだって!

若手の人は、会議とは無縁だと思っていませんか?上の人だけが決めるものって思っていませんか?

本当は若手から会議を変えていかなければならないんです。

本書を読めばその若手が会議を変える方法を実践的に学ぶことができます。

本書で学ぶ「ファシリテーション」を実践すれば、明日からあなたの会社の会議を変えることができます!

これまでのポイント

生涯で会議に費やす時間は、3万時間

若手でも会議は変えられる

会議を取り仕切る立場の人にも、若手の人にも実践可能

【結論】4つの会議ファシリテーションを実践せよ!

本書で推奨される方法は、「四つの会議ファシリテーション」を実践すること。

とは言っても「会議ファシリテーション」ってなんだかわからないですよね。

会議ファシリテーションって何?

ゆめ

決めることを促進する技術のことだよ!

会議】関係者が集まり、特定の目的に関して意見交換し、合意すること

ファシリテーション】促進する・容易にすること

技術ってことは僕でもできるようになるかな?

ゆめ

もちろん!
すべての人が身につけることができる

生まれつきの才能は関係ありません。

今から紹介する4つの技術を身につけることで、あなたも今日から、会議を変えることができるのです。

  1. 確認するファシリテーション
  2. 書くファシリテーション
  3. 隠れないファシリテーション
  4. Prepするファシリテーション
ゆめ

この4つを順番に解説します。

1.確認するファシリテーション

会議終了時

会議が終了したら、その会議で決まったことを確認しましょう。

確認するファシリテーション①

会議の終了時、決まったことを確認する。

  • 誰が
  • いつまでに
  • 何を

最後に決まったこと明確にすることで、後々の勘違いや認識のずれを防ぐことができます。

特に、「誰が」「いつまでに」「何を」を明確にすることが大切です。

若手でも、実践しやすいフレーズを紹介します。

使えるフレーズ

私の理解が合っているか確認したいのですが…

会議開始時

確認するファシリテーション②

会議の開始時、確認をする。

  • 終了条件(どうなったら終わるのか)
  • 予定時間(何時までに終了するのか)

全員に会議の始まりのタイミングで、どうなったら終わりか?を意識させることで論理が飛躍したり、論点がずれすぎることを防ぎます。

つまり、「無駄に長く、延々と終わらない会議」を、「時間通りにしっかりと決まる会議」に変えることができます。

使えるフレーズ

「会議はどうなったら終了なのでしょうか?」
「それぞれの議題ごとの時間配分を確認したいのですが…」

2.書くファシリテーション

書くファシリテーション①

会議中、ホワイトボードなどに以下の発言をそのまま書く。

  • 意見
  • 論点
  • 決定事項

会議がはじまったら、ホワイトボードに参加者の発言を書いてみましょう。

意見、論点、決定事項を意識して書き分けるとよりわかりやすくなります。

あなたが書くことで、周りの人は今何について話しているかが明確になり、それは議論を噛み合わせる上で極めて重要です。

3.隠れないファシリテーション

実は上の二つは、「隠れファシリテーション」といい、表に立たずして会議を促進する方法です。

  1. 確認するファシリテーション
  2. 書くファシリテーション

⇨隠れファシリテーション

ゆめ

まずは、「隠れファシリテーション」から始めるのがオススメだけど、さらに上にいくには、「隠れないファシリテーション」が必要だよ!

今回は「隠れないファシリテーション」は表立って会議を促進する方法であり、当然求められる技術レベルは高くなります。

ポイント1:事前に設計する

ポイント①事前設計

事前に終了状態とプロセスを設計する

設計を事前に行なうことで、それを考える会議の時間をスムーズに進めることができます。

ポイント2:発散ー収束のプロセス

発散-収束のプロセスを踏む

考えていることを全部出してから次の議論に行くことで、とっ散らかった議論になるのを防ぐことができます。

ex)課題の検討→改善施作の議論の場合

会議では、課題の検討中に改善施作に入りがちです。

その時はまずは、課題の検討に終始させ、課題を出し切らせた上で、改善施作の議論を行うことが大切です。

ポイント3:集まって議論すべきことか考える

集まって議論すべきことそうではないものを切り分ける

「結論を出すこと」や「選択肢から一つを選ぶこと」は集まって議論すべきことと言えますが、

「選択肢を挙げること」や「結論を出すために必要な情報をそろえる」ことは、全員で集まって行う必要はないでしょう。

ゆめり
資料の読み上げとか、情報を揃えることとか、全員でやる意味ないもんね…

ポイント4:議題解決の五階層を意識する

議題解決の五階層を意識する

⑤効果:どの施策の効果が大きいのか

④施策:どんな解決策があるのか

③原因:なぜそれが発生するのか

②問題;具体的にどう困るのか

①事象:何が起こっているのか

階層が一致していなければ、絶対に意見が合うことはありません。

今どの階層の話をしているのか?を意識して議論しましょう。

ポイント5:話していない人に振る

話していない人に振る

後から物言いが付かないように、会議で発言していない人のケアをきちんと行いましょう。

結果として、有益な情報が得られることも少なくありません。

ポイント6:質問、意見、懸念を言い切らせる

質問、意見、懸念が明らかになるように言いきらせる

発言の語尾が曖昧だとあやふやに伝わりかねません。

  • それは意見なのか?
  • 質問なのか?
  • 懸念なのか?

ハッキリさせましょう。

ゆめり
確かに「〇〇っていうのはなんか…。」とか言っちゃうこと多かったなぁ

4.Prepするファシリテーション

  1. 終了条件は何か?
  2. 終了条件を満たすために必要な参加者は誰か?
  3. 参加者はどんな状態か?
  4. 参加者が抱く疑問・不満は何か?なんと言われそうか?
  5. 議題を設定する
  6. 議論の具体的な進め方は?
  7. 必要なモノを考える
  8. 時間配分を決める

この8つをPrepする(準備する)必要があります。

本書には、Prepシートもついていますので、それに従って記入しましょう。

内容まとめ

4つの会議ファシリテーションを実行すれば、若手でも、グダグダ会議を変えられる!

  1. 確認するファシリテーション
  2. 書くファシリテーション
  3. 隠れないファシリテーション
  4. Prepするファシリテーション

読む際の注意点

より体系的に学ぶには?

本書は入社目2年目の主人公”葵”が隠れファシリテーターとして、グダグダな会社の会議を変革していく物語形式の本です。

「会議は変えることができる」

本書を読めば、そう思うこと間違いありません。

一方で

  • もっと体系的に学びたい
  • 小説形式はちょっと…

という方には、同じ著者が書いた『世界で一番やさしい会議の教科書 実践編』をおすすめします。

※2021年10月Kindle Unlimitedで読み放題!この機会に実践編もご覧ください。

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著者の方がおっしゃっているように、それぞれ単独で読んでも問題ありません

ゆめり
もちろん、今回紹介している作品を読んで、「会議は変えられる」とモチベーションを高めた上で、より体系的な実践編を読んでいただくと更に理解が深まります。

読む際の注意点まとめ

体系的に学びたい方、物語形式が苦手な方は、同じ著者が書いた「実践編」もおすすめ!

日常での具体的な活かし方

本書は日常の至る所で生かすことができます。

何かを決めること」って、日常の至る所にありますよね。

物語の中では、会社の会議を変えることが主題ですが、

学校、さらには家庭においても使うことができるテクニックが満載なのです。

むしろ、本書を読むことで、全ての人が決めごとをするとき役に立つ知識を得ることができるのです。

主婦の方も学生の方も皆さん読むべきだと思います。

日常の決めごとのタイミングで

会議ファシリテーションの技術・視点を使う

コラム

実際に当サイトは2人で運営しているので、さまざまな決め事が発生します。

ですが、その会議がとっ散らかったり、決まらなかったり、決めてもお互いの認識がずれていたり、ということは日常茶飯事でした。

しかし、この会議ファシリテーションの技術を使うことで、手短に決めたいことがきちんと決まる会議に大変身しました。

また家族と旅行の計画を立てる際にも、こっそり隠れファシリテーターになったりしました(笑)

ゆめり
計画が簡単に決まると、家族で揉めごとにもならないよね!

仕事の場で使う場合には、しっかりと技術を駆使したいところですが、プライベートで使う場合には、その中で必要な部分を使っていけば良いでしょう。

日常での具体的な活かし方まとめ

日常の決めごとをファシリテートする

お得な読み方

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ちなみに、先ほどご紹介した世界で一番やさしい会議の教科書 実践編』もKindle Unlimitedで読めます。

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ゆめり
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『世界で一番やさしい会議の教科書』|まとめ

いかがでしたか?

本書は、会議に不満がある人だけでなく、全ての人が読むべき本です。

この本を読んで、明日からの会議・決めごとを有意義なものに変えていきましょう。

 

また、『ファシリテーション・グラフィック―議論を「見える化」する技法 (ファシリテーション・スキルズ) 』より高度な本として本書でおすすめしておりましたので、挑戦したい方はぜひ。

それでは次の記事でお会いしましょう。

ゆめり
最後まで読んでいただき、ありがとうございました!

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