書評

【要約まとめ】『世界で一番やさしい会議の教科書』内容解説〜お得な読み方

アンリミ

『世界で一番やさしい会議の教科書』ってどんな本なの?
僕の役に立つ?

今回の記事では、

『世界で一番やさしい会議の教科書』

の内容を以下のポイントに分けて解説します。

  1. 内容解説(簡潔にわかりやすく)
  2. 日常での具体的な活かし方
  3. 読む際の注意点
  4. お得な読み方

以上4つをご紹介しますので、最後までご覧ください。

『世界で一番やさしい会議の教科書』

著者:榊巻亮

発売日:2015/12/11

ページ数:304ページ

出版社:日経BP

『世界で一番やさしい会議の教科書』|内容解説

会議が長すぎる!

ゆめり

資料読み上げるのって本当に無駄だよね。。

会議に関する悩みって、尽きませんよね?

実際、資料の読み上げだけだったり、誰が何をやるのかはっきりしなかったり。

多くの会社の会議は壊滅的です。

『3万時間』

これが何を表す時間かご存知でしょうか?

あなたが、生涯会議で費やす時間です。

あなたは、こんなにもたくさんの時間を会議に当てているのです。

そんな会議を変えたいと思いませんか?

ゆめり
ゆめり
若手だから、発言することなんてできないよ…

若手の人は、会議とは無縁だと思ってしまいますよね。上の人だけが決めるもの。

しかし、会議は若手でも変えられるんです。

実際、『世界でいちばんやさしい会議の教科書』では、入社2年目の主人公「葵」が会議を変えていく物語なので、若手でも実践するイメージがつきやすいです。

本書で学ぶ「ファシリテーション」を実践すれば、明日からの会議を変えることができるのです!

会議を取り仕切っている人

はもちろん、

会議とは無縁だと思っている若手の人

にこそ、読んでいただきたい本なのです。

ポイント

  • 生涯で会議に費やす時間は、3万時間
  • 若手でも会議は変えられる
  • 会議を取り仕切る立場の人にも、若手の人にも実践可能

結論|4つの会議ファシリテーションを実践せよ!

ゆめり
ゆめり
会議ファシリテーションって何?

と思った方、「会議」と「ファシリテーション」は、以下のような意味です。

会議】関係者が集まり、特定の目的に関して意見交換し、合意すること

ファシリテーション】促進する・容易にすること

つまり、「会議ファシリテーション」は、以下のように言えます。

【会議ファシリテーション】

決めることを促進する技術

”技術”と書いたのには、意味があります。

すなわち、すべての人が身につけることができるのです。

生まれつきの才能は関係ありません。

今から紹介する4つの技術を身につけることで、あなたも今日から、会議を変えることができるのです。

  1. 確認するファシリテーション
  2. 書くファシリテーション
  3. 隠れないファシリテーション
  4. Prepするファシリテーション

この4つを順番に解説します。

本書は小説形式ですが、内容解説では、そのエッセンスを抽出してまとめました。
内容を先に知りたい方、読んだ後の復習したい方にご利用いただけます。

ちなみに、行いやすいものから説明しますので、順番に取り入れていきましょう。

1.確認するファシリテーション

会議の終了時、
「決まったこと」を確認する

  1. 誰が
  2. いつまでに
  3. 何を

会議が終了したら、その会議で決まったことを確認しましょう。

最後に決まったこと明確にすることで、後々の勘違いや認識のずれを防ぐことができます。

特に、「誰が」「いつまでに」「何を」を明確にすることが大切です。

若手でも、実践しやすいフレーズを紹介します。

使えるフレーズ

「私の理解が合っているか確認したいのですが…」

会議の開始時、
終了条件予定時間の確認をする

会議が始まる際に、

  • どうなったら終わるのか
  • 何時までに終了するのか

を確認しましょう。

当たり前なようですが、全員にきちんと周知することが大切です。

「無駄に長く、延々と終わらない会議」を、「時間通りにしっかりと決まる会議」に変えることができます。

使えるフレーズ

「会議はどうなったら終了なのでしょうか?」

「それぞれの議題ごとの時間配分を確認したいのですが…」

2.書くファシリテーション

会議中、
ホワイトボードなどを用意して発言をそのまま書く

  1. 意見
  2. 論点
  3. 決定事項

会議がはじまったら、ホワイトボードなどに参加者の発言を書いてみましょう。

意見、論点、決定事項を意識して書き分けるとよりわかりやすくなります。

書くことで、今何について話しているかが明確になり、それは議論を噛み合わせる上で極めて重要です。

3.隠れないファシリテーション

実は上の

  • 確認するファシリテーション
  • 書くファシリテーション

は、隠れファシリテーション」と言い、表に立たずして会議を促進する方です。

今回は「隠れないファシリテーション」と書いてある通り、表立って会議を促進する方法であり、求められる技術レベルは高くなります。

【隠れファシリテーション】

表に立たずして会議を促進する

  • 確認するファシリテーション
  • 書くファシリテーション

【隠れないファシリテーション】

表立って会議を促進する

ポイント1:事前に設計する

事前に終了状態プロセス設計

設計を事前に行なうことで、それを考える会議の時間をスムーズに進めることができます。

ポイント2:発散ー収束のプロセス

発散-収束のプロセスを踏む

考えていることを全部出してから次の議論に行くことで、とっ散らかった議論になるのを防ぐことができます。

ex)課題の検討→改善施作の議論の場合

会議では、課題の検討中に改善施作に入りがちです。

その時はまずは、課題の検討に終始させ、課題を出し切らせた上で、改善施作の議論を行うことが大切です。

ポイント3:集まって議論すべきことか考える

集まって議論すべきことそうではないものを切り分ける

「結論を出すこと」や「選択肢から一つを選ぶこと」は集まって議論すべきことと言えますが、

「選択肢を挙げること」や「結論を出すために必要な情報をそろえる」ことは、全員で集まって行う必要はないでしょう。

ゆめり
ゆめり
資料の読み上げとか、情報を揃えることとか、全員でやる意味ないもんね…

ポイント4:議題解決の五階層を意識する

議題解決の五階層を意識する

⑤効果:どの施策の効果が大きいのか

④施策:どんな解決策があるのか

③原因:なぜそれが発生するのか

②問題;具体的にどう困るのか

①事象:何が起こっているのか

階層が一致していなければ、絶対に意見が合うことはありません。

今どの階層の話をしているのか?を意識して議論しましょう。

ポイント5:話していない人に振る

話していない人に振る

後から物言いが付かないように、会議で発言していない人のケアをきちんと行いましょう。

結果として、有益な情報が得られることも少なくありません。

ポイント6:質問、意見、懸念を言い切らせる

質問、意見、懸念が明らかになるように言いきらせる

発言の語尾が曖昧だとあやふやに伝わりかねません。

  • それは意見なのか?
  • 質問なのか?
  • 懸念なのか?

ハッキリさせましょう。

ゆめり
ゆめり
確かに「〇〇っていうのはなんか…。」とか言っちゃうこと多かったなぁ

4.Prepするファシリテーション

  1. 終了条件は何か?
  2. 終了条件を満たすために必要な参加者は誰か?
  3. 参加者はどんな状態か?
  4. 参加者が抱く疑問・不満は何か?なんと言われそうか?
  5. 議題を設定する
  6. 議論の具体的な進め方は?
  7. 必要なモノを考える
  8. 時間配分を決める

この8つをPrepする(準備する)必要があります。

本書には、Prepシートもついていますので、それに従って記入しましょう。

内容まとめ

4つの会議ファシリテーションを実行すれば、若手でも、グダグダ会議を変えられる!

  1. 確認するファシリテーション
  2. 書くファシリテーション
  3. 隠れないファシリテーション
  4. Prepするファシリテーション

読む際の注意点

より体系的に学ぶには?

本書は入社目2年目の主人公”葵”が隠れファシリテーターとして、グダグダな会社の会議を変革していく物語形式の本です。

「会議は変えることができる」

本書を読めば、そう思うこと間違いありません。

一方で

  • もっと体系的に学びたい
  • 小説形式はちょっと…

という方には、同じ著者が書いた『世界で一番やさしい会議の教科書 実践編』をおすすめします。

※2021年10月Kindle Unlimitedで読み放題!この機会に実践編もご覧ください。

Kindle Unlimitedに登録する

著者の方がおっしゃっているように、それぞれ単独で読んでも問題ありません

ゆめり
ゆめり
もちろん、今回紹介している作品を読んで、「会議は変えられる」とモチベーションを高めた上で、より体系的な実践編を読んでいただくと更に理解が深まります。

読む際の注意点まとめ

体系的に学びたい方、物語形式が苦手な方は、同じ著者が書いた「実践編」もおすすめ!

日常での具体的な活かし方

本書は日常の至る所で生かすことができます。

何かを決めること」って、日常の至る所にありますよね。

物語の中では、会社の会議を変えることが主題ですが、

学校、さらには家庭においても使うことができるテクニックが満載なのです。

むしろ、本書を読むことで、全ての人が決めごとをするとき役に立つ知識を得ることができるのです。

主婦の方も学生の方も皆さん読むべきだと思います。

日常の決めごとのタイミングで

会議ファシリテーションの技術・視点を使う

コラム

実際に当サイトは2人で運営しているので、さまざまな決め事が発生します。

ですが、その会議がとっ散らかったり、決まらなかったり、決めてもお互いの認識がずれていたり、ということは日常茶飯事でした。

しかし、この会議ファシリテーションの技術を使うことで、手短に決めたいことがきちんと決まる会議に大変身しました。

また家族と旅行の計画を立てる際にも、こっそり隠れファシリテーターになったりしました(笑)

ゆめり
ゆめり
計画が簡単に決まると、家族で揉めごとにもならないよね!

仕事の場で使う場合には、しっかりと技術を駆使したいところですが、プライベートで使う場合には、その中で必要な部分を使っていけば良いでしょう。

日常での具体的な活かし方まとめ

日常の決めごとをファシリテートする

お得な読み方

こちらでは、本書の買い方を3パターンでご紹介します。

気になる方は、ぜひ購入をおすすめします!

  • Amazon(紙の本)  
  • Amazon(Kindle)  
  • Kindle Unlimited(電子書籍読み放題サービス:30日間無料体験有)
    2021/9/29現在対象外になりました。

Kindle Unlimited初めてのかたであれば、『世界で一番やさしい会議の教科書』30日間無料で読むことができます。

ちなみに、先ほどご紹介した世界で一番やさしい会議の教科書 実践編』もKindle Unlimitedで読めます。

もちろん既に登録している方は、今すぐ読めるよ!

 

Kindle Unlimited

いつでもどこでも読み放題。ビジネス書から小説、漫画、雑誌など幅広いジャンルを好きなだけ楽しめます。

月額980円。30日間無料でKindle Unlimitedを体験することができます。無料体験中に解約すればお金はかかりません。解約はとても簡単なので安心です。

  1. いつでもどこでも、幅広いジャンルの本を読み放題
  2. PCやスマホ、タブレットなどお好きな端末から読める

かんたん1分で登録完了

Kindle Unlimitedに登録する

無料体験は30日以内に解約をすればお金は一切かかりません。

Kindle Unlimitedには良い本がたくさんあるんだよ!

ゆめり
ゆめり
当サイトでは、Kindle Unlimitedの良書を発信していますので、ぜひご覧くださいね!

『世界で一番やさしい会議の教科書』|まとめ

いかがでしたか?

本書は、会議に不満がある人だけでなく、全ての人が読むべき本です。

この本を読んで、明日からの会議・決めごとを有意義なものに変えていきましょう。

 

また、『ファシリテーション・グラフィック―議論を「見える化」する技法 (ファシリテーション・スキルズ) 』より高度な本として本書でおすすめしておりましたので、挑戦したい方はぜひ。

それでは次の記事でお会いしましょう。

ゆめり
ゆめり
最後まで読んでいただき、ありがとうございました!